Asana – Ứng dụng sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc

Asana có sẵn trên web, dưới dạng ứng dụng máy tính để bàn cho macOS và Windows, cũng như ứng dụng Android và ứng dụng iOS . Giao diện của Asana hiệu quả và nhanh nhạy, với đủ màu sắc và thiết kế tinh tế để khiến nó trở nên thú vị và hữu ích mà không trông quá lộn xộn. Nó cũng có một số điều bất ngờ, chẳng hạn như các hoạt ảnh kỷ niệm thỉnh thoảng xuất hiện trên màn hình, mặc dù bạn có thể tắt các hiệu ứng bổ sung này nếu chúng không hấp dẫn bạn. 

1. Tự động hoá

Asana giúp bạn siêu dễ dàng tự động hóa các quy trình, tác vụ lặp đi lặp lại và quy trình làm việc chuyển sang các công cụ kinh doanh khác của bạn. Việc thiết lập các quy tắc, trình kích hoạt và hành động tùy chỉnh dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ trình tạo quy trình làm việc đồ họa của Asana. Bạn có thể sử dụng nó để thiết lập các quá trình tự động hóa cơ bản, chẳng hạn như xếp tầng ngày đến hạn, giao nhiệm vụ cho người tiếp theo trong quy trình, chọn hộp hoặc thông báo cho nhóm của bạn trong Slack khi một dự án được hoàn thành, cho cả những quy trình công việc phức tạp nhất kéo dài hàng chục người dùng, công cụ và tác vụ. Tự động hóa các quy trình giúp đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng cách trong khi loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại để giải phóng thời gian cho các hoạt động quan trọng hơn.

  2. Bố cục

Asana rất dễ điều hướng. Thanh ray bên trái hiển thị danh sách Dự án, Không gian làm việc, Báo cáo, v.v. của bạn luôn trong tầm tay và bạn có thể thu gọn nó để tạo thêm không gian. 

Cửa sổ chính có các tab ở trên cùng để nhận các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Tổng quan, Danh sách công việc, Chế độ xem bảng ( bảng kanban ), Lịch, Tin nhắn và Tệp. Các tùy chọn này có thể khác nhau, tùy thuộc vào cách nhóm của bạn thiết lập và sử dụng Asana.

Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem của mình bất kỳ lúc nào hoặc lọc và sắp xếp danh sách nhiệm vụ theo tiêu chí, chẳng hạn như ngày đến hạn hoặc người được giao. Nhấp vào một nhiệm vụ sẽ mở ra một cửa sổ phụ ở bên phải hiển thị tất cả các chi tiết của nó.

  3. Theo dõi nhiệm vụ

Trọng tâm của bất kỳ Dự án nào (hoặc bất kỳ nhóm công việc nào, ngay cả khi đó là công việc đang diễn ra) là các nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ có thể có các nhiệm vụ phụ, cũng như người được giao, ngày đến hạn, ngày đến hạn định kỳ, tệp đính kèm, nhận xét, thẻ và người theo dõi. Người theo dõi nhận được cập nhật bất cứ lúc nào có thay đổi xảy ra đối với nhiệm vụ.

  4. Hợp tác

Asana là một trong số ít có thể hoạt động như một nguồn chân lý duy nhất để chia sẻ tệp PDF, JPG, tài liệu của Google, giao tiếp nhóm, giao tiếp nhóm, v.v. Người dùng có thể chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, tạo phụ thuộc vào nhiệm vụ, chỉ định mức độ ưu tiên, đặt ngày đến hạn, điều chỉnh ngày đến hạn và trò chuyện qua lại (tất cả trong một thẻ duy nhất để mọi thứ tập trung ở một nơi). Với chế độ xem lịch, các nhóm có thể lập kế hoạch xung quanh lịch trình của nhau và luôn cập nhật bất kỳ thay đổi hoặc tiến độ mới nào mà không cần gửi email qua lại. Tất cả các cuộc thảo luận dự án và danh sách việc cần làm cũng được quản lý trực tiếp trong Asana. 

  5. Agile và Scrum

Nếu bạn là người yêu thích quản lý dự án nhanh nhẹn, bạn sẽ vui mừng khi biết rằng Asana đủ linh hoạt để hỗ trợ triết lý này. Từ lập kế hoạch sprint, theo dõi lỗi, ra mắt sản phẩm, yêu cầu công việc, lộ trình, phản hồi và theo dõi các lần lặp lại nhiệm vụ, bạn sẽ có mọi thứ bạn cần để phù hợp với cách bạn làm việc hơn là ngược lại. Vô số công cụ PM trên thị trường quá cứng nhắc và đơn giản là sẽ không hoạt động, nhưng Asana tuyệt vời hơn là bạn thích Kanban, Agile, Scrum hoặc một cái gì đó ở giữa. Để giúp bạn, Asana thậm chí còn tạo một bảng thuật ngữ để giúp bạn so khớp các thuật ngữ mà Asana sử dụng với từ vựng Agile chuẩn cùng với toàn bộ hướng dẫn để giúp bạn thiết lập các dự án Agile của mình trong nền tảng.

  6. Tính linh hoạt

Asana là một phần mềm quản lý dự án linh hoạt và có thể thích ứng, hoạt động cho nhiều phương pháp quản lý, quy mô kinh doanh và ngành công nghiệp khác nhau. Hơn nữa, đây là sự lựa chọn tuyệt vời cho hoạt động tiếp thị, bán hàng, phát triển sản phẩm, hoạt động, nguồn nhân lực, CNTT, tài chính, v.v. Đó là một công cụ tuyệt vời nếu bạn định sử dụng nó cho nhiều phòng ban và để tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa nhiều phòng ban vì nó đủ linh hoạt cho hàng trăm trường hợp sử dụng khác nhau.

  7. Tích hợp mạnh mẽ

Asana tích hợp với hơn 100 ứng dụng phổ biến của bên thứ ba như Slack, Dropbox, Google Drive, Zapier, Tableau, Zoom và Salesforce. Những tích hợp này thực sự có thể giúp mở rộng chức năng của Asana. 

  8. Quyền riêng tư và bảo mật

Ở các cấp độ sử dụng, Asana cung cấp cho bạn các cách để giữ một số thông tin riêng tư với những người khác mà không cản trở sự cộng tác. Bạn có thể giữ các dự án và nhiệm vụ ở chế độ riêng tư đối với chỉ bạn hoặc riêng tư đối với một nhóm được mời. Bạn cũng có thể thiết lập các dự án để mọi người chỉ có thể nhận xét về chúng và không được chỉnh sửa chúng, cũng như chỉ định cấp độ quyền chỉ nhận xét cho các thành viên.

  9. Tìm kiếm và báo cáo

Asana bao gồm chức năng tìm kiếm nâng cao tuyệt vời. Ở cấp cao nhất, khi truy vấn một thuật ngữ, bạn có thể chỉ định xem bạn đang tìm kiếm một nhiệm vụ hoặc cuộc hội thoại. Các trường mặc định khác bao gồm: Được giao cho, Trong dự án và Được theo dõi. Hơn nữa, bạn có thể chỉ định xem một nhiệm vụ có tệp đính kèm hay không, nếu nó được hoàn thành, cũng như ngày đến hạn của nó. Để đi sâu hơn nữa, bạn có thể thêm Bộ lọc cho các trường tùy chỉnh, Mọi người, Thẻ, Phụ thuộc và thậm chí cả Nhiệm vụ con.

Asana giúp bạn dễ dàng lưu bất kỳ tìm kiếm phức tạp nào dưới dạng Báo cáo tương tác, nằm trong menu bên trái để truy cập nhanh. Các báo cáo này cập nhật khi các mục mới khớp với các điều khoản và bạn có thể chỉnh sửa các điều khoản tìm kiếm bất kỳ lúc nào.

Và còn nhiều tính năng tuyệt vời khác nữa từ phần mềm đang chờ đợi bạn khám phá sử dụng!