Lợi ích của google drive mà bạn nên biết tránh bỏ lỡ

Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể cùng thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy nhập một tài liệu cùng một lúc, nhưng đối với 99% người sử dụng, như vậy là quá đủ.

Google Drive đã sớm tạo nên những đột phá trên thị trường khi mà các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác của nó hiệu quả hơn bất kì công cụ nào khác. Cho đến giờ thì điều này vẫn còn đúng. Một cơ số người có thể cùng thao tác trên một tài liệu cùng một lúc và mọi việc vẫn diễn ra rất trơn tru.

Cùng với tính năng giúp người dùng lật lại lịch sử hoạt động rõ ràng, bạn có thể dễ dàng chỉ ra người chịu trách nhiệm cho việc xóa một ô trong bảng biểu chẳng hạn.

2.  CHIA SẺ TÀI LIỆU

Không chỉ chia sẻ và cộng tác với những người mà bạn mời, bạn còn có thể thiết lập tài liệu ở chế độ công khai (public), Khi đó, ai cũng có thể xem hoặc chỉnh sửa, do đó, người dùng vô danh có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, miễn là họ có đường link truy cập.

3. KIỂM SOÁT QUYỀN TRUY CẬP 

Chỉ vì bạn muốn chia sẻ và cùng làm việc với những người khác, không có nghĩa là bạn để cho mọi người làm rối tung chúng lên. Do đó, Google đã cho người dùng khả năng kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu.

Có bốn mức độ cho phép để người dùng lựa chọn, bao gồm chủ sở hữu (owner), biên tập viên (editor), người bình luận (commentor) và người xem (viewer).

4. TÌM KIẾM THEO NGƯỜI

Đôi khi, thật là khó có thể nhớ chính xác tên của các tài liệu. Đừng lo lắng, có một giải pháp cho việc này. Trước tiên, bạn có thể kiểm tra thư mục Shared with me (“Chia sẻ với tôi”) để xem danh sách các tài liệu đã được chia sẻ với bạn.

Nếu danh sách đó quá dài, chỉ cần tìm kiếm bằng tên người hoặc email, và Drive sẽ hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó.

5. TĂNG CƯỜNG TRẢI NGHIỆM CỦA BẠN VỚI ADD-ONS

Nếu bạn đang tìm kiếm chức năng cải thiện tài liệu, hãy chú ý tới các add-ons. Có hằng hà sa số add-ons để bạn thử nghiệm cho cả tài liệu và bảng biểu.

6. ĐỪNG QUÊN CÁC ỨNG DỤNG

Có vô số các ứng dụng giúp người dùng làm việc trực tiếp với Google Drive. Hãy thử dùng Cloudconvert để chuyển đổi các tập tin sang định dạng bạn mong muôn. Đừng quên là ứng dụng dành cho Google Drive không nên bị nhầm lẫn với bộ ứng dụng tin học văn phòng của Google (Google Work).

7. KÉO VÀ THẢ ĐỂ UPLOAD FILE 

Để tải file lên Google Drive, hãy nhấp vào nút màu đỏ lớn ngay ở góc trái, và chọn chức năng “File Upload” (Tải lên).

Tuy nhiên, bạn không cần phải trải qua một số bước với vài cú nhấp chuột và thao tác tìm file hay folder trong máy. Bạn có thể kéo và thả file từ cửa số Windows Explorer hoặc MacOS Finder ngay vào thư mục trên Google Drive và file sẽ tự động được tải lên.

8.  SỬ DỤNG GOOGLE DRIVE TRÊN ĐIỆN THOẠI ĐỂ QUÉT VÀ NHẬN DẠNG KÝ TỰ QUANG HỌC

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại để chụp ảnh của các tài liệu, bảng hiệu, danh thiếp v.v và để bộ nhận dạng ký tự quang học (OCR) quét chúng và làm cho những nội dung này trở nên tìm kiếm được; hoặc lưu dưới dạng .pdf và file này sẽ được tự động tải lên Drive của bạn.

9. SỬ DỤNG DRIVE TRÊN MÁY TÍNH (OFFLINE) NHƯ DROPBOX

Bạn không chỉ có thể truy cập các tập tin offline trên Dropbox thông qua ứng dụng của hãng, mà giờ đây với Google Drive bạn cũng có thể làm điều tương tự.

10. DỄ DÀNG TÍCH HỢP VỚI GMAIL

Một lý do quan trọng để chuyển sang dùng Google Drive là khi bạn là người gắn với Gmail cả ngày. Lợi ích lớn nhất là khi đính kèm tệp. Bạn có thể thêm các tập tin trực tiếp từ Drive mà không cần phải chờ đợi để tải lên, thêm vào đó bạn có thể đính kèm các tập tin có dung lượng lớn hơn RẤT nhiều, hãy thử 10GB thay vì 25MB tiêu chuẩn của Gmail.

11. ỨNG DỤNG DI ĐỘNG CHUYÊN BIỆT ĐỂ BIÊN TẬP

Một bổ sung hay ho vào danh sách tính năng của Google Drive là ứng dụng riêng cho văn bản và bảng tính (Docs vàSpreadsheets).

Điều này hữu ích nếu bạn dành nhiều thời gian thao tác trên bảng tính và muốn có một ứng dụng nhanh chóng, chuyên dụng để chỉnh sửa và quản lý tập tin. Các ứng dụng này hoạt động rất ổn trên iPhone và cả điện thoại Android.

12. TỰ ĐỘNG CHUYỂN ĐỔI SANG ĐỊNH DẠNG GOOGLE VĂN BẢN

Tôi vừa yêu vừa ghét tính năng này. Bạn có thể tải file Word và Excel lên Drive và nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để mở file bằng ứng dụng của Google.

Tuy việc chuyển đổi định dạng các tài liệu giúp người dùng dễ dàng cộng tác với người khác, cũng như có thể chỉnh sửa từ điện thoại di động, thì văn bản và bảng tính của Google vẫn không có nhiều tích năng và tùy biến như bộ Microsoft Office trên máy tính.

Vì vậy, điều này có thể làm cho tài liệu bị mất định dạng ban đầu. Một trong những thứ tôi ghét nhất là các ô trong excel bị mất màu.

13. SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI ĐỂ THU THẬP DỮ LIỆU

Có một loạt các trang xây dựng bảng hỏi trên Internet, nhưng Google Drive độc đáo ở chỗ là nó hoàn toàn miễn phí và cho phép người dùng sử dụng không giới hạn. Thêm vào đó, nó tích hợp rất tốt với với các bảng tính. Kết quả của mỗi một lượt trả lời sẽ trở thành một hàng trong một bảng tính, và sau đó bạn có thể kéo dữ liệu đó vào các bảng tính khác và sử dụng chúng.

14. TẠO HÌNH ẢNH ĐẸP TRONG DRIVE

Nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, hãy thử công cụ Drawing. Ở menu Insert trong văn bản, bảng tính, hay slides, hãy chọn Drawing.

Phiên bản thu nhỏ của ứng dụng Drawing sẽ giúp bạn tạo nên một tác phẩm nghệ thuật dễ dàng. Nó không phải là Photoshop, nhưng nó khá là tuyệt cho các hình khối cơ bản.

15. CHẾ ĐỘ DOUBLE FULL SCREEN

Nhấp chuột vào menu View, sau đó chọn Full Screen. Thao tác này sẽ loại bỏ các thanh công cụ ứng dụng và các tùy chọn, để lại một màn hình sạch sẽ. Để kích hoạt chê độ “Double Full Screen”, hãy nhấn F11 để trình duyệt ở chế độ toàn màn hình.

16. HÃY BIẾN VIỆC NGHIÊN CỨU TRỞ NÊN NHẸ NHÀNG VỚI KHUNG RESEARCH

Sử dụng khung nghiên cứu (chỉ có trong Docs – Văn bản) để tìm kiếm trên Google ngay khi đang thao tác trong một tài liệu. Việc này giúp bạn tránh bị phân tâm khi không cần mở hay điều hướng đến một trang khác.

Bạn có thể kéo thông tin từ các kết quả tìm kiếm và để Google tự động tạo chú thích trích dẫn trong footnote tài liệu. Để truy cập khung hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + I.

17. XEM TẤT CẢ PHÍM TẮT

Để sử dụng tối đa sức mạnh của bất kỳ phần mềm nào, bạn cần phải nắm vững các phím tắt. Và đương nhiên, để trở thành một “ninja” Google Drive, bạn cần truy nhập vào Drive của mình, nhấn Ctrl + / để mở danh sách tất cả phím tắt.