Smartsheet – Phần mềm quản lý công việc từ xa

  1. Cộng tác nhóm

Ngoài việc quản lý dự án, Smartsheet còn tự đặt thương hiệu là một “phần mềm cộng tác và làm việc năng động”. Các nhóm có thể dễ dàng cộng tác với việc chia sẻ tệp, ghi chú và tác vụ, tất cả đều nằm trong một nguồn trung tâm của sự thật. Điều này cho phép mọi người trong nhóm theo kịp tiến độ của một dự án cụ thể. Nhiều thành viên trong nhóm có thể chia sẻ bản trình bày, hình ảnh và PDF để làm việc trên nội dung cùng một lúc, hoàn chỉnh với thông báo, kiểm soát phiên bản và quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh. Toàn bộ giải pháp Smartsheet có khả năng tùy chỉnh cao, do đó bạn có thể thêm các tính năng cộng tác bạn cần và xóa những tính năng bạn không muốn để giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể.

  2. Mẫu và trường hợp sử dụng

Khi bạn bắt đầu với Smartsheet, chạy trên đám mây (thông qua ứng dụng web) và trên iOS và Android, bạn tạo một trang tính trắng hoặc chọn một mẫu. Tuy nhiên, ngay cả các trang tính trống cũng có một số định dạng, chẳng hạn như Dự án, Thẻ, Biểu mẫu, Danh sách Nhiệm vụ, Báo cáo, v.v. 

Các mẫu được sắp xếp theo danh mục, bao gồm Khách hàng & Khách hàng, Tài chính & Kế toán, Quản lý chung, Nhân sự, CNTT, Tiếp thị, Phát triển Sản phẩm và Bán hàng. Để cung cấp cho bạn ý tưởng về phạm vi, bạn có thể tìm thấy các mẫu cho các mục đích sử dụng chung nhất, chẳng hạn như Biểu mẫu phản hồi của khách hàng và Lịch hàng năm theo ngày, cũng như các mục đích sử dụng khác, chẳng hạn như Bảo trì tài sản cho thuê, Báo cáo chi phí, Đường ống bán hàng theo đại diện , và Kế hoạch và Ngân sách Sự kiện. Ngoài ra còn có các mẫu dành riêng cho các dự án, bao gồm:

  – Ngân sách Dự án,

  – Dự án Agile với Gantt,

  – Tiến độ xây dựng với Gantt,

  – Kế hoạch Khởi động Dự án,

  – Dự án với Gantt & Dependencies,

  – Dự án với Dòng thời gian Gantt,

  – Dự án với Quản lý Tài nguyên và

  – Dự án với Hard Deadline và Gantt.

Có các bộ mẫu cho các trường hợp sử dụng cụ thể cao, chẳng hạn như Lập kế hoạch quay trở lại trường của Ed cao hơn (dựa trên COVID-19) và Theo dõi và Kiểm tra kháng thể.

  3. Phân tích báo cáo

Quản trị viên, người quản lý và người dùng yêu thích khả năng báo cáo của Smartsheet. Báo cáo nâng cao giúp dễ dàng hợp nhất thông tin quan trọng nhất từ ​​nhiều trang tính vào một báo cáo duy nhất chỉ bằng một vài cú nhấp chuột hoặc chạm. Khi làm như vậy, bạn có thể xác định các xu hướng và các điểm nghẽn tiềm ẩn để liên tục cải thiện. Bạn cũng có thể xuất bản và chia sẻ báo cáo của mình với các thành viên trong nhóm, các phòng ban, các bên liên quan hoặc bất kỳ ai khác cần biết. Bạn thậm chí có thể sử dụng nhật ký hoạt động của Smartsheet để xem ai đang truy cập báo cáo và khi nào họ làm việc đó để bạn biết ai đã xem gì. Một tính năng nổi bật của báo cáo Smartsheets là chúng có tính năng hai chiều — nếu ai đó thực hiện thay đổi trên báo cáo, báo cáo sẽ được cập nhật theo thời gian thực trở lại các trang tính đính kèm. Và các báo cáo cập nhật theo thời gian thực khi ai đó cập nhật các trang tính đính kèm.

  4. Tự động hóa quy trình

Bạn có thể yên tâm khi biết mình không phải lo lắng về quyền riêng tư và tuân thủ bảo mật.

Một trong những tính năng thú vị mà Smartsheet cung cấp là quy trình làm việc, cho phép bạn tự động hóa một số bảng tính của mình. Đặc biệt, quy trình công việc cho phép bạn sử dụng dữ liệu để kích hoạt các sự kiện bổ sung trong trang tính của bạn. Vì vậy, bạn có thể tự động chỉ định người dùng mới cho một dự án khi một nhiệm vụ nhất định được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc kích hoạt cảnh báo qua email khi đạt đến một mốc quan trọng hoặc giới hạn chi phí cụ thể.

  5. Tích hợp sử dụng và ứng dụng di động

Smartsheet có khả năng tích hợp phần mềm bổ sung rất lớn. Như bạn hy vọng, nền tảng này hoạt động hiệu quả với hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây lớn và Google Apps. Ngoài ra còn có thị trường ứng dụng Smartsheet, nơi bạn sẽ tìm thấy các mẫu bảng tính mới, tích hợp một cú nhấp chuột và các tiện ích bổ sung cao cấp. Nếu bạn không thể tìm thấy tích hợp mình cần, bạn có thể truy cập API của Smartsheet để phát triển các khả năng mới.

Về mặt thiết bị di động, Smartsheet có các ứng dụng dành cho iOS và Android. Ứng dụng dành cho thiết bị di động được tối ưu hóa tốt theo nghĩa là nó không quá choáng ngợp và chóng mặt như bạn có thể tưởng tượng đối với một ứng dụng dạng bảng tính. Nó hoạt động tốt nhất cho những thứ như bắt kịp các cuộc thảo luận hoặc kiểm tra tệp tin, hơn là xây dựng lịch trình dự án.

  6. Bảo mật

Là một giải pháp cấp doanh nghiệp, Smartsheet sử dụng các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu hàng đầu để giữ cho nhóm, dữ liệu và doanh nghiệp của bạn được an toàn với một phong cách Fort Knox. Nó cung cấp hàng tá tính năng bảo mật, bao gồm xác thực hai yếu tố, đăng nhập một lần (SSO), kiểm soát truy cập chi tiết của người dùng, trung tâm dữ liệu an toàn, mã hóa AES 256-bit không ngừng nghỉ và hơn thế nữa để ngăn truy cập trái phép. Smartsheet cũng tuân thủ HIPAA, GDPR, ISO, SOC, ITAR và FERPA