Hồ sơ nhân viên

Hồ sơ nhân viên và cài đặt có thể được quản lý tại một vị trí tập trung trong hệ thống. Nhân viên có thể được thêm theo cách thủ công hoặc nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn có thể thêm tất cả nhân viên cùng một lúc bằng bảng tính (tệp Excel hoặc CSV).

When I Work cung cấp một mẫu nhập có thông tin liên hệ, tỷ lệ theo giờ, số ID và giờ tối đa. Công ty khuyên bạn nên thêm cả số điện thoại di động và email để nhân viên có thể chấp nhận lời mời của bạn từ bất kỳ thiết bị nào và bắt đầu quản lý hồ sơ của họ. Bạn cũng có thể thêm ghi chú vào hồ sơ cá nhân mà chỉ người quản lý và người giám sát mới nhìn thấy.

Lập lịch trình

When I Work có một lịch lập lịch kéo và thả đơn giản giúp bạn quản lý và phân bổ ca làm việc. Người quản lý và giám sát có thể tạo lịch trình bằng cách nhấp vào ngày trong hàng công nhân được phân bổ và chọn thời gian / vị trí ca làm việc. Sau đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo qua email hoặc trên điện thoại di động của họ.

Ngoài ra còn có tùy chọn để lên lịch Ca mở, cho phép công nhân đủ điều kiện yêu cầu ca bổ sung. Theo mặc định, lịch được hiển thị ở định dạng hàng tuần; tuy nhiên, bạn thay đổi chế độ xem thành ngày hoặc tháng, điều này có thể giúp xem từng giờ hoặc hỗ trợ xây dựng lịch trình của bạn trong vài tuần.

Theo dõi điểm danh

When I Work bao gồm tính năng theo dõi chấm công để giúp bạn sắp xếp biên chế và quản lý nhân viên hàng ngày. Nhân viên có thể ghi lại giờ làm việc của họ tại nơi làm việc của bạn bằng một thiết bị đầu cuối cố định (đồng hồ thời gian được cài đặt trên máy tính để bàn hoặc máy tính bảng) hoặc thậm chí họ có thể sử dụng điện thoại thông minh của riêng mình để theo dõi giờ.

Sau đó, bảng chấm công có thể được xuất sang một bảng tính mà bạn đưa vào hệ thống tính lương của mình. Tuy nhiên, bạn có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách tích hợp Khi tôi làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ trả lương như QuickBooks Online, ADP Workforce Now hoặc Gusto.

Quản lý công việc

Thêm nhiệm vụ vào lịch trình của bạn có thể đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành các hoạt động cần thiết trong ca làm việc của họ. Khi tôi làm việc sử dụng Danh sách để tổ chức các nhiệm vụ riêng lẻ; ví dụ: dựa trên thời gian (mở hoặc đóng cửa), dựa trên hoạt động (dọn dẹp phòng sau) hoặc dựa trên nhóm (trước nhà).

Danh sách có thể được phân bổ cho những ngày cụ thể trong lịch trình của bạn và được thiết lập để lặp lại nếu cần. Bạn cũng có thể giao trách nhiệm về các nhiệm vụ cá nhân cho nhân viên. Mặc dù chức năng này cực kỳ hữu ích nhưng nó chỉ khả dụng trên các gói trả phí.

Tuyển dụng

When I Work bao gồm một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) được tích hợp sẵn cho phép bạn tạo và phân phối các tin tuyển dụng, đánh giá ứng viên và tự động đưa nhân viên mới vào lịch trình của bạn. Các cơ hội mở vị trí mới có thể được đăng trên Facebook Jobs hoặc Indeed.

Các liên kết có sẵn để chia sẻ thông qua phương tiện truyền thông xã hội và bạn thậm chí có thể sử dụng trang công việc chuyên dụng do When I Work lưu trữ để thu thập các ứng dụng.

Hệ thống nhắn tin an toàn

Giao tiếp là điều quan trọng cho dù bạn đang ở trong ngành nào. When I Work sẽ đơn giản hóa việc giao tiếp cho toàn bộ nhóm của bạn thông qua một hệ thống nhắn tin nhanh và an toàn, được gọi là WorkChat.

Người quản lý có thể cập nhật từng cá nhân theo thời gian thực, đăng thông báo cho toàn bộ nhóm và bắt đầu thông báo nhóm cho những người được chọn. Nhân viên nhận thông báo trên thiết bị di động của họ (thông qua ứng dụng) và có thể liên lạc trực tiếp với người quản lý và các thành viên khác trong nhóm.

Ứng dụng di động

When I Work có một ứng dụng lập lịch trình phong phú có sẵn cho cả iPhone và Android. Bộ ứng dụng được đánh giá cao đã nhận được 4 sao trở lên trên Google Play và iOS App Store, với một số người dùng nhận xét về tính chất dễ sử dụng và trực quan của ứng dụng.

Báo cáo

When I Work không có phần báo cáo riêng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng trang tổng quan chính để xem nhanh thông tin. Trang tổng quan cung cấp ảnh chụp nhanh về doanh nghiệp của bạn và cho phép bạn so sánh thông tin như số giờ dự kiến ​​so với số giờ làm việc (Dự báo về lao động), tiền lương theo lịch trình so với tiền lương thực tế (Dự báo tiền lương) và thậm chí số tiền ngân sách của bạn đã được chi so với mức lương thực tế khoảng thời gian.