DocuSign – Công cụ và giải pháp chữ ký điện tử phổ biến nhất
DocuSign là gì?
DocuSign là công cụ phần mềm chữ ký điện tử phổ biến nhất được hơn 500.000 khách hàng sử dụng. Giải pháp giúp khách hàng tự động hóa quy trình thỏa thuận tài liệu của họ. Các tính năng như ký linh hoạt, mẫu và lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây giúp giảm chi phí và tăng năng suất của khách hàng.
Đơn vị phát triển DocuSign
DocuSign được thành lập vào năm 2003 bởi Court Lorenzini, Tom Gonser và Eric Ranft. Sứ mệnh của DocuSign là đơn giản hóa quy trình tài liệu cho các cá nhân và công ty trên toàn cầu. Ngày nay, DocuSign có hơn 5.000 nhân viên và có trụ sở tại San Francisco, California.
Tính năng của DocuSign
Mẫu & Chỉnh sửa
Mẫu và chỉnh sửa là hai thành phần quan trọng của phần mềm chữ ký điện tử. DocuSign cho phép bạn tạo các mẫu của riêng mình và bao gồm các tính năng giúp hợp lý hóa việc chỉnh sửa tài liệu.
Template
DocuSign không cung cấp các mẫu tiêu chuẩn của riêng mình, nhưng cho phép bạn tạo các mẫu của riêng mình. Mẫu cải thiện quy trình làm việc của tài liệu bằng cách giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho nội dung của bạn nhất quán.
DocuSign bao gồm một số tính năng nâng cao và các biện pháp bảo mật cho các mẫu không có trong phần mềm chữ ký điện tử khác. Ví dụ: dễ dàng đặt nếu một người là người ký trực tiếp hoặc yêu cầu mật khẩu để truy cập vào mẫu.
Bạn tạo một mẫu trong DocuSign trước tiên bằng cách tải lên tài liệu của riêng bạn (PDF, Docx, Excel). Bước tiếp theo là thêm các bên liên quan phù hợp vào tài liệu của bạn. Đây là những kiểu người sẽ nhận được mẫu trong tương lai (ví dụ: khách hàng, đối tác kinh doanh, nhân sự). Cuối cùng, bạn thêm các trường cụ thể vào mẫu. Các trường phổ biến nhất là chữ ký, ngày tháng và tên.
Chỉnh sửa
DocuSign bao gồm một trình soạn thảo giúp việc thêm các trường vào tài liệu một cách hiệu quả và có các tính năng không có ở các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, nó không cho phép bạn trực tiếp chỉnh sửa nội dung trong tài liệu của mình (tức là bản sao văn bản).
Nếu có bất kỳ thay đổi nào bạn muốn thực hiện đối với tài liệu, bạn sẽ phải thực hiện những thay đổi đó trong một ứng dụng khác và sau đó tải lại nó vào DocuSign.
Các tính năng chỉnh sửa bổ sung
Với DocuSign, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu để bao gồm nhãn hiệu tùy chỉnh và bất kỳ ngôn ngữ nào trong số 13 ngôn ngữ. Điều này giúp công ty của bạn nâng tầm thương hiệu và kết nối dễ dàng hơn với các bên liên quan.
Các yếu tố tài liệu mà bạn có thể tùy chỉnh với thương hiệu của tổ chức của bạn bao gồm:
Tải lên biểu trưng trên tài liệu, trang chủ và trang tổng quan tài liệu và email của bạn
Thay đổi màu cho biểu ngữ và văn bản trên biểu ngữ
Thay đổi màu cho các nút và văn bản trên các nút
Quy trình làm việc tài liệu
Sau khi tạo tài liệu, bạn cần quản lý quy trình làm việc tài liệu để gửi, ký và lưu trữ tài liệu của mình.
Gửi tài liệu
Khi bạn sẵn sàng gửi tài liệu, DocuSign cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn muốn gửi tài liệu của mình. Điều này bao gồm việc chọn xem người nhận có phải là người ký trực tiếp hay không hoặc nhập danh sách người nhận hàng loạt để có chữ ký hàng loạt.
Thông báo và lời nhắc trong thời gian thực
Sau khi một tài liệu được gửi đi, DocuSign sẽ gửi email thông báo cho bạn khi nó đã được xem, từ chối, hủy bỏ và hoàn tất. DocuSign cũng sẽ gửi thông báo di động về hoạt động tài liệu và nhận xét.
Trong cài đặt, DocuSign cho phép bạn gửi lời nhắc tự động, nhắc người nhận ký tài liệu và đặt số ngày giữa các lần nhắc. Nó cũng cho phép bạn đặt số ngày trước khi tài liệu hết hạn và bao nhiêu ngày người ký có thể được cảnh báo trước khi tài liệu hết hạn.
Ký tài liệu
Nhìn chung, quy trình ký tài liệu của DocuSign rất đơn giản và hiệu quả. Nó cũng bao gồm các tính năng bổ sung không có trong phần mềm của đối thủ cạnh tranh.
DocuSign bao gồm “nút Tiếp theo”, giúp mỗi người nhận điều hướng từng trường và giải thích hành động cần thực hiện.
Ảnh màn hình
DocuSign – Công cụ và giải pháp chữ ký điện tử phổ biến nhất
Demo về DocuSign
Để tiến hành demo trải nghiệm công cụ bạn có thể truy cập tại đây:
https://www.docusign.com/
Hoặc liên hệ muakey để được hỗ trợ hotline: 0373.454.270
Bảng giá tại DocuSign
Giá của DocuSign dao động từ $ 15 đến $ 60 mỗi tháng.
DocuSign cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí gói Business Pro của họ với các tính năng hạn chế trong 30 ngày.
Khi đánh giá giá của DocuSign, điều quan trọng cần biết là mỗi gói bao gồm một số lượng tài liệu giới hạn mỗi tháng – bạn phải trả tiền cho các tài liệu bổ sung vượt quá giới hạn này.
Cá nhân: $ 15 mỗi tháng
Tiêu chuẩn: $ 40 mỗi tháng
Business Pro: $ 60 mỗi tháng
Ưu điểm của DocuSign
Kho lưu trữ tài liệu
Sau khi bạn đã thực thi tài liệu của mình, điều quan trọng là chúng phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu có tổ chức và dễ sử dụng.
Ứng dụng của DocuSign lưu trữ tất cả các tài liệu được thực thi trên đám mây và bao gồm các tính năng tổ chức chính mà các đối thủ cạnh tranh không có. Điều này bao gồm một thanh tìm kiếm và khả năng lọc tài liệu theo trạng thái, người gửi và ngày tháng. Bạn cũng có thể tạo các thư mục tùy chỉnh để sắp xếp tài liệu của mình.
Tích hợp & API
Để giúp người dùng sắp xếp hợp lý hơn nữa quy trình công việc tài liệu của họ, DocuSign đã phát triển tích hợp phần mềm và API. Những điều này cho phép bạn tích hợp các ứng dụng phần mềm hiện có của mình với chức năng của DocuSign.
DocuSign tích hợp với hơn 350 ứng dụng. Bao gồm các:
Lực lượng bán hàng
Google
Microsoft
Zapier
Oracle
nhựa cây
quả táo
SmartlQ
Ngày làm việc
Thanh toán
Với gói DocuSign’s Business Pro, bạn có thể sử dụng DocuSign để thu tiền thanh toán của người nhận và lưu thông tin thanh toán của họ cho các khoản phí trong tương lai.
Nó bao gồm các tính năng nâng cao không có trong hầu hết các phần mềm của đối thủ cạnh tranh như có thể thu các khoản thanh toán một lần cũng như thiết lập các khoản phí định kỳ.
Các tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn được thanh toán ngay lập tức và giảm sự thiếu chính xác của dữ liệu đối với thanh toán thủ công.
Người ký có thể thanh toán trên máy tính để bàn của họ hoặc sử dụng ứng dụng di động của DocuSign. Các phương thức thanh toán sau có sẵn:
Thẻ tín dụng
Trả phí cho apple
Google Pay
PayPal
ACH (chuyển khoản ngân hàng điện tử)
Pháp lý & An ninh
Phần mềm chữ ký điện tử phải đi kèm với các tuân thủ pháp lý và bảo mật cụ thể. Chúng tôi đã liệt kê những tuân thủ đó bên dưới và chỉ ra các tính năng do DocuSign cung cấp.
Đánh giá từ người dùng Social
Đến nay phần mềm này luôn nhận được nhiều lời khen tích cực từ khách hàng sử dụng. Đây là phần mềm được sự tin dùng của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới.
