Quản lý tài liệu

Các công cụ quản lý tài liệu của Clio Manage giúp các công ty chỉnh sửa, lưu trữ và sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả.

Bạn có thể lưu trữ bất kỳ loại tệp nào vào Clio Manage bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Ngoài ra, Clio Manage cung cấp khả năng lưu trữ tài liệu không giới hạn trong tất cả các gói đăng ký của họ.

Clio Manage bao gồm các mẫu giúp tăng tốc quá trình tạo tài liệu. Bạn có thể chèn các trường tùy chỉnh vào tài liệu của mình. Các trường này sẽ tự động điền thông tin từ hồ sơ trường hợp của bạn.

Bạn có thể cộng tác về các tài liệu pháp lý với nhóm của mình trực tiếp trong Clio Manage. Clio Manage cung cấp lịch sử phiên bản đầy đủ và các chuỗi nhận xét để theo dõi các thay đổi hoặc cuộc trò chuyện trong bất kỳ tệp nào. Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ hóa và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Clio Manage thông qua các tích hợp bên thứ ba khác nhau của họ bao gồm Dropbox, Box và Google Drive.

Bạn có thể gửi tài liệu để có chữ ký qua email với tính năng chữ ký điện tử tích hợp của Clio Manage. Ngoài ra, Clio Manage cung cấp tích hợp với phần mềm chữ ký điện tử của bên thứ ba bao gồm DocuSign và ZorroSign.

Dashboard

Trang tổng quan của Clio cung cấp thông tin tổng quan về hiệu quả hoạt động của công ty luật của bạn ở một vị trí trung tâm. Các mô-đun trong trang tổng quan giới thiệu sơ qua về năng suất, hiệu quả và doanh thu của công ty bạn.

Ba mô-đun chính trong bảng điều khiển của Clio hiển thị tỷ lệ sử dụng, thực hiện và thu thập của công ty bạn.

Tỷ lệ sử dụng: Số giờ làm việc có thể lập hóa đơn chia cho số giờ trong một ngày
Tỷ lệ thực hiện: Số giờ lập hóa đơn được lập hóa đơn chia cho số giờ làm việc có thể lập hóa đơn
Tỷ lệ thu tiền: Số giờ thu thập chia cho số giờ được lập hóa đơn
clio quản lý bảng điều khiển

Quản lý hồ sơ

Clio Manage tổng hợp tất cả dữ liệu liên hệ và vấn đề thiết yếu, đồng thời cung cấp tổng quan tập trung về thông tin trường hợp của bạn. Dưới đây là một số mục quan trọng nhất mà bạn có thể liên kết với các trường hợp của mình trong Clio:

Hóa đơn
Lịch sự kiện
Lịch sử giao tiếp
Liên lạc
Các tài liệu
Tài chính
Ghi chú
Mục thời gian
Mốc thời gian

Với tính năng Trường tùy chỉnh, bạn có thể điều chỉnh Clio để phù hợp nhất với nhu cầu của công ty luật và khu vực hành nghề của bạn. Bạn có thể thêm, xóa, nhóm và sắp xếp lại các trường mà bạn thấy bên dưới trong tab Vấn đề.

Ví dụ: bạn có thể thêm trường số SSN cho khách hàng nhập cư của mình trong Chi tiết và sửa đổi thứ tự, để trường tùy chỉnh xuất hiện đầu tiên trong danh sách.

Quản lý liên hệ

Công cụ quản lý liên hệ của Clio Manage giúp bạn theo dõi và quản lý tất cả các tương tác của khách hàng với công ty luật của bạn.

Bất kỳ loại liên hệ nào đều có thể được lưu trữ trong Clio Manage bao gồm khách hàng, công ty, cố vấn bên ngoài, nhân chứng và nhà cung cấp. Bạn có thể kết nối và theo dõi các vấn đề, tài liệu, giao dịch và hóa đơn cho từng địa chỉ liên hệ.

Clio tự động ghi lại các chi tiết cần thiết từ các cuộc trò chuyện qua email và điện thoại. Ngoài ra, Clio lưu nhật ký giao tiếp từ các cuộc trò chuyện bạn có với khách hàng thông qua Outlook và Gmail.

Lịch

Phần mềm lập lịch pháp lý của Clio Manage giúp bạn theo dõi các mốc sự kiện và lên lịch thời hạn. Lịch bao gồm một giao diện trực quan với khả năng kéo và thả để giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh lịch trình.

Clio Manage bao gồm các email nhắc nhở tự động để giúp bạn theo dõi các sự kiện quan trọng. Bạn có thể tạo nhiều thông báo cho mỗi sự kiện và gửi thông báo trước ngày hoặc phút.

Quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc hợp pháp của Clio Manage giúp các công ty cải thiện năng suất và quản lý khối lượng công việc. Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm và giao nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm. Clio Manage theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và hiển thị tất cả các nhiệm vụ sắp tới và quá hạn trên bảng điều khiển.

Bạn có thể thêm ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ cần thiết trong một trường hợp pháp lý. Điều này giúp bạn quản lý thời gian có thể cần thiết và dự đoán ngân sách hợp pháp cho khách hàng.

Với tính năng Nhiệm vụ nâng cao của Clio Manage, bạn có thể tạo danh sách và danh mục nhiệm vụ tùy chỉnh để chuẩn hóa các quy trình của công ty bạn cho các loại trường hợp khác nhau. Clio Manage sẽ tự động đặt thời hạn nhiệm vụ dựa trên ngày bắt đầu của trường hợp hoặc nhiệm vụ trước đó.

Theo dõi thời gian và chi phí

Phần mềm theo dõi thời gian và chi phí hợp pháp của Clio Manage giúp bạn theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn. Bạn có thể ghi lại trong thời gian thực bằng cách sử dụng bộ hẹn giờ trong ứng dụng khách hoặc ứng dụng di động của Clio Manage.

Các mục thời gian có thể được thêm trực tiếp vào các sự kiện lịch, nhiệm vụ, nhật ký giao tiếp, ghi chú và tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thời gian giao tiếp với khách hàng thông qua Outlook hoặc Gmail.

Các mục nhập thời gian đã ghi lại trôi chảy liền mạch vào phần mềm thanh toán của Clio Manage. Bạn có thể tạo tỷ lệ tùy chỉnh cho các mục thời gian, vấn đề, khách hàng, danh mục hoạt động hoặc người dùng cụ thể.

Lập hóa đơn và Lập hóa đơn

Clio Manage bao gồm các tính năng giúp đẩy nhanh quá trình lập hóa đơn và thanh toán. Clio Manage hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán bao gồm:

Dự phòng
Phí cố định
Hàng giờ

Ngoài ra, bạn có thể thêm các mục cụ thể vào hóa đơn bao gồm thời gian gia hạn, chiết khấu và lãi suất tùy chỉnh. Clio cũng cho phép bạn tạo các tùy chọn tùy chỉnh sẽ tự động áp dụng lãi suất cho các khoản thanh toán chậm.

Bạn có thể gửi hóa đơn mang thương hiệu công ty theo phương thức điện tử thông qua Clio Connect, một cổng thanh toán trực tuyến. Khách hàng có thể đăng nhập vào cổng này để xem hóa đơn và gửi thanh toán.