Mẫu & Chỉnh sửa
Mẫu và chỉnh sửa là hai thành phần quan trọng của phần mềm chữ ký điện tử. DocuSign cho phép bạn tạo các mẫu của riêng mình và bao gồm các tính năng giúp hợp lý hóa việc chỉnh sửa tài liệu.
Template
DocuSign không cung cấp các mẫu tiêu chuẩn của riêng mình, nhưng cho phép bạn tạo các mẫu của riêng mình. Mẫu cải thiện quy trình làm việc của tài liệu bằng cách giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho nội dung của bạn nhất quán.
DocuSign bao gồm một số tính năng nâng cao và các biện pháp bảo mật cho các mẫu không có trong phần mềm chữ ký điện tử khác. Ví dụ: dễ dàng đặt nếu một người là người ký trực tiếp hoặc yêu cầu mật khẩu để truy cập vào mẫu.
Bạn tạo một mẫu trong DocuSign trước tiên bằng cách tải lên tài liệu của riêng bạn (PDF, Docx, Excel). Bước tiếp theo là thêm các bên liên quan phù hợp vào tài liệu của bạn. Đây là những kiểu người sẽ nhận được mẫu trong tương lai (ví dụ: khách hàng, đối tác kinh doanh, nhân sự). Cuối cùng, bạn thêm các trường cụ thể vào mẫu. Các trường phổ biến nhất là chữ ký, ngày tháng và tên.
Chỉnh sửa
DocuSign bao gồm một trình soạn thảo giúp việc thêm các trường vào tài liệu một cách hiệu quả và có các tính năng không có ở các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, nó không cho phép bạn trực tiếp chỉnh sửa nội dung trong tài liệu của mình (tức là bản sao văn bản).
Nếu có bất kỳ thay đổi nào bạn muốn thực hiện đối với tài liệu, bạn sẽ phải thực hiện những thay đổi đó trong một ứng dụng khác và sau đó tải lại nó vào DocuSign.
Các tính năng chỉnh sửa bổ sung
Với DocuSign, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu để bao gồm nhãn hiệu tùy chỉnh và bất kỳ ngôn ngữ nào trong số 13 ngôn ngữ. Điều này giúp công ty của bạn nâng tầm thương hiệu và kết nối dễ dàng hơn với các bên liên quan.
Các yếu tố tài liệu mà bạn có thể tùy chỉnh với thương hiệu của tổ chức của bạn bao gồm:
- ➤ Tải lên biểu trưng trên tài liệu, trang chủ và trang tổng quan tài liệu và email của bạn
- ➤ Thay đổi màu cho biểu ngữ và văn bản trên biểu ngữ
- ➤ Thay đổi màu cho các nút và văn bản trên các nút
- ➤ Quy trình làm việc tài liệu
- ➤ Sau khi tạo tài liệu, bạn cần quản lý quy trình làm việc tài liệu để gửi, ký và lưu trữ tài liệu của mình.
Gửi tài liệu
Khi bạn sẵn sàng gửi tài liệu, DocuSign cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn muốn gửi tài liệu của mình. Điều này bao gồm việc chọn xem người nhận có phải là người ký trực tiếp hay không hoặc nhập danh sách người nhận hàng loạt để có chữ ký hàng loạt.
Thông báo và lời nhắc trong thời gian thực
Sau khi một tài liệu được gửi đi, DocuSign sẽ gửi email thông báo cho bạn khi nó đã được xem, từ chối, hủy bỏ và hoàn tất. DocuSign cũng sẽ gửi thông báo di động về hoạt động tài liệu và nhận xét.
Trong cài đặt, DocuSign cho phép bạn gửi lời nhắc tự động, nhắc người nhận ký tài liệu và đặt số ngày giữa các lần nhắc. Nó cũng cho phép bạn đặt số ngày trước khi tài liệu hết hạn và bao nhiêu ngày người ký có thể được cảnh báo trước khi tài liệu hết hạn.
Ký tài liệu
Nhìn chung, quy trình ký tài liệu của DocuSign rất đơn giản và hiệu quả. Nó cũng bao gồm các tính năng bổ sung không có trong phần mềm của đối thủ cạnh tranh.
DocuSign bao gồm “nút Tiếp theo”, giúp mỗi người nhận điều hướng từng trường và giải thích hành động cần thực hiện.
