Mẫu & Chỉnh sửa

Mẫu là một trong những tính năng quan trọng nhất của Formstack Sign. Sử dụng các mẫu cho các tài liệu phổ biến nhất của bạn giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện tính nhất quán trong hoạt động.

Mẫu

Formstack Sign không cung cấp các mẫu tạo sẵn. Sau khi tải lên một trong các tài liệu của mình và thêm các trường cần thiết, bạn có thể chọn lưu tài liệu đó để sử dụng làm mẫu trong tương lai.

Chức năng của các mẫu trong Formstack Sign bị hạn chế. Lý do chính là các mẫu trong Formstack Sign chỉ lưu các trường (ví dụ: tên, ngày tháng, chữ ký) để thêm vào các tài liệu trong tương lai. Họ không lưu văn bản và nội dung khác từ tài liệu. Giá trị duy nhất của các mẫu trong Formstack Sign là tự động thêm các trường vào tài liệu trong tương lai khớp chính xác với bản gốc.

Formstack Sign bao gồm một tính năng hữu ích được gọi là “đối sánh các mẫu”. Khi bạn tải lên một tài liệu mới, Formstack sẽ tìm kiếm trong thư viện các mẫu hiện có của bạn để xem có mẫu nào phù hợp với cấu trúc của tài liệu mới này không. Nếu vậy, Formstack giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động nhập các trường từ mẫu phù hợp vào tài liệu mới.

Mẫu và chỉnh sửa Formstack Sign

Formstack Sign cho phép bạn tải lên nhiều loại tài liệu để lưu dưới dạng mẫu, bao gồm:

PDF
Từ
ODT
RTF
Excel
Powerpoint
PPSX
ODP
BMP
GIF
JPG
PNG
Chỉnh sửa

Sau khi tải lên tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng phần mềm để thêm một số trường: chữ ký, tên viết tắt, ngày tháng, văn bản, hộp kiểm, radio và họ tên. Như được hiển thị bên dưới, bạn thêm từng trường bằng cách chọn trường đó từ menu thả xuống của người ký tương ứng.

Formstack Sign Ký nhiều bên

Trong Formstack, bạn không thể chỉnh sửa tài liệu hoặc mẫu ngoài việc thêm trường vào chúng. Do đó, nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi đối với một tài liệu, bạn sẽ phải thực hiện điều đó trong một hệ thống khác và sau đó tải lại nó vào Formstack. Không có một trình soạn thảo đầy đủ chức năng đặc biệt kém hiệu quả khi chỉ cần những thay đổi nhỏ đối với tài liệu.

Các tính năng chỉnh sửa bổ sung

Các giải pháp chữ ký điện tử cung cấp các tính năng bổ sung để tùy chỉnh thêm các tài liệu. Formstack bao gồm thương hiệu tùy chỉnh và hỗ trợ ngôn ngữ:

Thương hiệu tùy chỉnh của Formstack Sign rất hạn chế. Bạn chỉ có thể tải lên logo công ty của bạn. Bạn không thể xóa nhãn hiệu Formstack Sign khỏi email hoặc tùy chỉnh chữ ký email của mình.
Giao diện Formstack Sign có thể được dịch sang ba ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Pháp (Canada).

Quy trình làm việc tài liệu

Sau khi tạo tài liệu, bạn sẽ sử dụng quy trình làm việc tài liệu để gửi, ký và lưu trữ tài liệu của mình. Quy trình làm việc tài liệu của Formstack Sign rất hiệu quả, tuy nhiên, nó thiếu một số tính năng được tìm thấy trong các giải pháp thay thế nâng cao hơn. Dưới đây, chúng tôi tìm hiểu các tính năng quy trình tài liệu hàng đầu của Formstack, đó là:

Gửi tài liệu của bạn

Thông báo & Lời nhắc trong thời gian thực
Ký tài liệu
Kho lưu trữ tài liệu
Tích hợp & API
Gửi tài liệu của bạn
Khi bạn đã sẵn sàng để gửi một tài liệu đã hoàn thành, Formstack Sign cho phép bạn:

Đặt tên cho tài liệu
Chỉnh sửa tin nhắn được cá nhân hóa cho người nhận
Thiết lập ký được bảo vệ bằng mật khẩu
Đặt lời nhắc tự động
CC người tài liệu đã hoàn thành
Nền tảng Formstack cung cấp cho bạn một số tùy chọn để gửi tài liệu của bạn. Các phương thức phân phối phổ biến nhất là:

Email cá nhân cho người nhận
Chia sẻ liên kết tài liệu với người nhận
Ký trực tiếp (yêu cầu gói Pro)
Formstack Sign cho phép bạn gửi tài liệu của mình tới số lượng người tham gia không giới hạn. Tuy nhiên, Formstack Sign không bao gồm tính năng thêm nhiều người tham gia cùng một lúc. Việc thêm từng người tham gia theo cách thủ công sẽ tốn thời gian và không hiệu quả nếu bạn cần gửi tài liệu cho một số lượng lớn người.

Formstack cho phép bạn tùy chỉnh thứ tự mà các cá nhân nhận được từng tài liệu. Tuy nhiên, tính năng này không thân thiện với người dùng và có thể mất thời gian để thiết lập.

Thông báo & Lời nhắc trong thời gian thực

Sau khi tài liệu của bạn được gửi đi, Formstack cung cấp các cảnh báo thời gian thực giúp bạn theo dõi tiến trình của nó. Formstack Sign bao gồm trạng thái tài liệu cho biết giai đoạn của nó trong quá trình ký. Các trạng thái mẫu bao gồm:

Vị trí thực địa
Ra ngoài để xin chữ ký
Đã ký
Đã hủy
Chờ đợi chữ ký của tôi
Đã lưu trữ
Biểu mẫu có thể tái sử dụng

Formstack Sign sẽ tự động gửi email cho bạn khi tài liệu đã được gửi và ký. Bạn cũng có thể chọn nếu bạn muốn được thông báo mỗi khi một người tham gia đã xem một tài liệu theo sở thích của bạn.

Formstack cũng đi kèm với lời nhắc được gửi đến người ký trong những ngày sau khi họ nhận được mỗi tài liệu. Bạn có thể chọn nhịp của lời nhắc và gửi lời nhắc qua email hoặc tin nhắn.

Ký tài liệu

Có lẽ bước quan trọng nhất trong quy trình làm việc tài liệu là ký tài liệu. Khi một người tham gia mở tài liệu, họ có hai tùy chọn để điều hướng qua và hoàn thành tài liệu:

Nhấp vào nút “Tiếp theo” của Dấu hiệu Formstack để điều hướng qua các trường
Nhấp vào liên kết Formstack Sign đã nhúng trong tài liệu cho biết hành động mà một trường cần (chữ ký, tên viết tắt, v.v.)
Ký tài liệu Formstack

Kho lưu trữ tài liệu

Khi tài liệu của bạn đã được thực thi, điều quan trọng là phải lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu dễ tìm kiếm. Formstack lưu trữ tất cả các tài liệu đã thực thi trong ứng dụng của nó.

Kho lưu trữ tài liệu ký hiệu Formstack

Như đã thấy ở trên, Formstack Sign cho phép bạn sắp xếp tài liệu của mình theo ngày tháng, trạng thái và người tạo tài liệu. Tuy nhiên, một hạn chế quan trọng là nó không cho phép bạn sắp xếp tài liệu của mình theo cách thủ công vào các thư mục hoặc nhóm cụ thể.

Tích hợp & API

Các giải pháp chữ ký điện tử phát triển các tích hợp và API để giúp khách hàng tùy chỉnh thêm quy trình công việc tài liệu của họ. Những điều này cho phép bạn tích hợp chức năng của Formstack với các ứng dụng phần mềm hiện có của bạn.