Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Microsoft 365 có nhiều tính năng và có thể truy cập được cho các doanh nghiệp mới làm quen với quản lý tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng đặt các cài đặt nâng cao cho quản lý nhóm, quyền và bảo mật của mình.

Dashboard

Bảng điều khiển thành viên nhóm của Microsoft 365 thân thiện với người dùng và đi kèm với các tính năng quản lý nhóm hữu ích.

Bạn có thể sắp xếp các thành viên của mình bằng một số bộ lọc. Bạn có quyền truy cập vào các chi tiết và quyền tài khoản khác nhau khi nhấp vào tên của từng thành viên.

Ngoài ra, bạn có thể tạo mẫu người dùng để tự động chỉ định giấy phép, thông tin hồ sơ và quyền cho người dùng của mình. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, đặc biệt nếu bạn đang lập kế hoạch để người dùng có quyền truy cập vào các giấy phép hoặc quyền giống nhau.

Quyền truy cập

Đặt quyền trong Microsoft 365 thật dễ dàng. Có nhiều quyền cấp cao nhất và quyền cá nhân mà bạn có thể đặt với tư cách là quản trị viên. Quá trình này tương tự như Google Workspace nhưng thân thiện hơn với người dùng.

Bảo vệ

Thiết lập bảo mật của công ty bạn trong Microsoft 365 được sắp xếp hợp lý. Mỗi tính năng bảo mật đi kèm với bảng điều khiển tương ứng của riêng nó. Điều này làm cho việc thiết lập bảo mật trong Microsoft 365 trở thành một trải nghiệm dễ tiếp cận hơn Google Workspace.

Lưu trữ đám mây

Chức năng lưu trữ đám mây có trong Microsoft 365. Chúng được tìm thấy trong các ứng dụng lưu trữ tệp và tạo nội dung của Microsoft 365: Microsoft Word, Excel, Powerpoint và OneDrive. Truy cập ngoại tuyến dễ thiết lập và lịch sử phiên bản đầy đủ. Hạn chế lớn nhất là các tập tin chỉ có thể được phục hồi sau 30 ngày kể từ khi xóa.

Truy cập ngoại tuyến

Quyền truy cập tệp ngoại tuyến trong Microsoft 365 rất đơn giản để thiết lập. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể bật quyền truy cập ngoại tuyến nếu tải xuống ứng dụng trên máy tính của OneDrive. Ngược lại điều này với Google Workspace, cho phép bạn bật truy cập ngoại tuyến thông qua trình duyệt của mình.

Phục hồi tập tin

Các ứng dụng Microsoft 365 không có ngày giới hạn khôi phục tệp linh hoạt. Chúng có thể được khôi phục sau 30 ngày kể từ ngày xóa. Các giải pháp thay thế như Dropbox Business và Box tương ứng có thể khôi phục tệp sau 180 ngày hoặc không có ngày giới hạn nào cả.

Lịch sử phiên bản tệp tốt hơn Dropbox Business và Box, nhưng ít chi tiết hơn Google Workspace. Dưới đây là ví dụ về lịch sử phiên bản trong Microsoft Word.

Kiểm soát phiên bản tài liệu

Lịch sử phiên bản trên các ứng dụng Microsoft 365 có cùng định dạng. Bạn có quyền truy cập trực tiếp vào mọi phiên bản đã được lưu tự động.

Bạn có thể xem các thay đổi trực tiếp đã được thực hiện trong mỗi phiên bản, nhưng bạn không thể sắp xếp thông qua các chỉnh sửa riêng lẻ như bạn có thể làm trong Workspace. Bạn cũng không thể đặt tên cho các phiên bản riêng lẻ trong Microsoft 365.

Điều này có nghĩa là việc kiểm tra các thay đổi riêng lẻ và tổ chức các phiên bản tài liệu của bạn khó thực hiện hơn trong Microsoft 365 so với các lựa chọn thay thế như Google Workspace. Các doanh nghiệp phải trải qua số lượng lớn các chu kỳ chỉnh sửa sẽ thấy điều này đặc biệt hạn chế.

Quản lý tệp

Quản lý tệp của Microsoft 365 là một trong những tính năng tốt nhất của nó do bộ tạo tệp của nó. Tổ chức các tệp là tốt, nhưng không được sắp xếp hợp lý như các lựa chọn thay thế như Dropbox Business.

Tạo tài liệu

Bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày trong Microsoft 365 bằng Microsoft Word, Excel và Powerpoint. Tất cả những người sáng tạo này đều có nhiều tính năng và được tích hợp trực tiếp với mọi ứng dụng Microsoft 365 khác.

Bạn có thể tải xuống phiên bản dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động của từng người tạo nội dung Microsoft 365. Lưu ý rằng chúng tôi nhận thấy rằng phiên bản web của các ứng dụng này tải chậm hơn so với các phiên bản Google Workspace của chúng.

Tổ chức tài liệu

Tất cả các tệp được tạo trong Microsoft 365 đều được lưu trữ trong OneDrive. Mặc dù OneDrive là một công cụ lưu trữ mạnh mẽ nhưng tính tổ chức lại yếu hơn so với các đối thủ cạnh tranh như Dropbox Business.

Sự hợp tác

Các tính năng cộng tác trong Microsoft 365 thật tuyệt vời. Hai công cụ cộng tác chính là trình tạo tài liệu của Microsoft 365 và Microsoft Teams. Microsoft Teams là tính năng nổi bật trong danh mục này. Điều này là do nó hợp nhất các tính năng quản lý tài liệu và nhóm của Microsoft 365 trong một trung tâm.

Trình tạo tài liệu

Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu trong Microsoft 365 trong thời gian thực với bất kỳ ai mà bạn mời vào tệp của mình. Quy trình làm việc này tương tự như Google Workspace.

Mặc dù có các phiên bản miễn phí của trình tạo tài liệu Microsoft 365, nhưng chúng có chức năng hạn chế so với các phiên bản trả phí.

Ngược lại điều này với Google Workspace, nơi cung cấp đầy đủ chức năng cho cả người dùng trả phí và không trả tiền. Đây là một hạn chế đặt ra đối với các cộng tác viên và khách hàng bên ngoài của bạn mà bạn nên xem xét.

Dưới đây là các dự án cộng tác mà bạn có thể tạo trong Microsoft 365:

Các tài liệu
Bảng tính
Bài thuyết trình
Biểu mẫu web
trang web
Bình luận
Bạn có thể đưa ra nhận xét về ba trình chỉnh sửa tài liệu chính của Microsoft 365: Word, Powerpoint và Excel. Nhận xét là đơn giản nhưng không thể thực hiện trực tiếp trong OneDrive.

Tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình làm việc là các quy tắc bạn có thể đặt để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại cho nhóm của mình. Một số ví dụ trong phần mềm quản lý tài liệu bao gồm tự động gửi tài liệu giới thiệu mới được thuê hoặc gửi cảnh báo khi mật khẩu của người dùng thay đổi.

Tự động hóa quy trình làm việc trong Microsoft 365 là tính năng tốt nhất của nó. Điều này là do nó mạnh mẽ và dễ tiếp cận hơn nhiều so với trong Google Workspace.

Tự động hóa quy trình làm việc chủ yếu chạy qua Microsoft Power Automate. Mỗi quy trình làm việc tự động bạn tạo có thể được trực quan hóa trong một sơ đồ. Điều này trái ngược với tự động hóa quy trình làm việc của Workspace, vốn yêu cầu kinh nghiệm với JavaScript và đường cong học tập dốc hơn.

Bạn cũng được cung cấp nhiều mẫu trong Microsoft 365 hơn nhiều so với trong cả Workspace và Box. Dưới đây là một số mẫu tự động hóa quy trình làm việc hữu ích mà doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng:

Chuyển đổi tài liệu Word sang PDF và thêm hình mờ
Gửi email các sự kiện lịch sắp tới
Đăng thông báo chào mừng khi người dùng mới tham gia
Tải ảnh lên Google Drive
Nhận thông báo đẩy trên Tweet với từ khóa nhất định