• Danish
• Dutch
• English
• Finnish
• French

• German
• Greek
• Hindi
• Italian
• Norwegian

• Polish
• Portuguese
• Russian
• Spanish
• Swedish

Quy trình làm việc tài liệu

Sau khi tạo tài liệu, bạn cần quản lý quy trình làm việc tài liệu để gửi, ký và lưu trữ tài liệu của mình.

Gửi tài liệu của bạn

Khi bạn đã sẵn sàng để gửi một tài liệu, bạn có thể chỉ định người gửi, thêm người nhận, chọn mẫu email nếu bạn đã tạo, chỉnh sửa dòng chủ đề và hoàn tất email. Như bạn có thể thấy bên dưới, Proposify cung cấp màn hình xem trước trực quan email đề xuất của bạn trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Bạn cũng có thể chọn gửi cho mình một email thử nghiệm để xem email hiển thị như thế nào.

Đề xuất tài liệu gửi

Tại thời điểm này, bạn cũng có thể tạo email nhắc nhở và email cảm ơn tự động. Email cảm ơn sẽ được gửi sau khi khách hàng của bạn chấp nhận đề xuất của bạn.

Thông báo & Lời nhắc trong thời gian thực

Sau mỗi tài liệu được gửi đi, Proposify sẽ gửi cho bạn thông báo về tiến trình và trạng thái của tài liệu đó. Những thông báo này được gửi qua email và trên điện thoại di động. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để nhận thông báo – trong khi thử nghiệm nền tảng, chúng tôi không nhận được một số thông báo qua email. Ngoài ra, trên thiết bị di động, bạn có thể đặt thông báo nào bạn muốn xem. Bao gồm các:

Đã gửi đề xuất
Các đề xuất đã xem
Đề xuất đã ký
Các tệp PDF đã tải xuống
Nhận xét và Trả lời
Đề xuất đã tạo
Đề xuất giành được hoặc bị mất

Ký tài liệu

Ký tài liệu là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình làm việc tài liệu. Bị ảnh hưởng bởi các đối thủ cạnh tranh, quy trình ký tài liệu của Proposify kém mạnh mẽ và kém hiệu quả hơn khi áp dụng các phương pháp ký khác nhau. Ví dụ, nó không hỗ trợ chữ ký hàng loạt hoặc ký trực tiếp.

Khi bạn mở một tài liệu, bạn phải nhấp vào nút “Ký & Chấp nhận” ở góc dưới cùng bên phải để bắt đầu. Sau khi nhấp vào, Proposify sẽ hướng dẫn bạn đến các trường cần hoàn thành và cung cấp nút “Tiếp theo” để giúp điều hướng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một tài liệu lớn cần được điều hướng và có chữ ký của nhiều người.

Đề xuất ký tài liệu

Một số tính năng bổ sung bao gồm:

Khả năng thay đổi chữ ký của bạn
Khả năng tải xuống phiên bản PDF của tài liệu của bạn
Khả năng nhấp vào các phần để điều hướng qua tài liệu, thay vì chỉ bằng cách cuộn
Kho lưu trữ tài liệu
Khi tài liệu của bạn đã được thực thi, điều quan trọng là phải lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu dễ tìm kiếm. Proposify lưu trữ tất cả các tài liệu đã thực thi trong ứng dụng của mình và cung cấp các tính năng tổ chức hữu ích còn thiếu so với các đối thủ cạnh tranh.

Đề xuất Trang tổng quan

Như đã thấy ở trên, Proposify cho phép bạn:

Tìm kiếm một đề xuất
Sắp xếp các đề xuất theo người dùng hoặc không gian làm việc
Xem các đề xuất đã lưu trữ
Xem các đề xuất có gắn dấu sao
Một tính năng hữu ích mà Proposify cung cấp là các luồng, hoạt động rất giống với các thư mục. Luồng cho phép bạn sắp xếp các đề xuất của mình dựa trên nhu cầu của công ty bạn. Điều này có lợi cho việc tách tài liệu theo khách hàng, theo loại hoặc theo ngành.

Tích hợp & API

Proposify đã xây dựng tích hợp phần mềm và một API để giúp khách hàng của mình hợp lý hóa hơn nữa quy trình làm việc tài liệu của họ. Những điều này cho phép bạn tích hợp chức năng của Proposify với các ứng dụng phần mềm hiện có của bạn.