Todoist – Giúp bạn tổ chức quản lý công việc hằng ngày

Giao diện

Hầu hết mọi người đều thấy phần mềm theo dõi thời gian dễ sử dụng. Khi chúng tôi tự kiểm tra nó, chúng tôi thấy nó đơn giản để hiểu và điều hướng .

Giao diện Todoist hiện đại, bóng bẩy và giao diện người dùng hàng đầu . Thật dễ dàng để thêm các nhiệm vụ, theo dõi chúng và đặt thời hạn . Phiên bản web và máy tính để bàn có bố cục hai cột . 

Các cột bên phải có tất cả các nhiệm vụ tổ chức trong danh sách lồng nhau và mã màu . Nó chứa thông tin về các dự án mà các thành viên trong nhóm đang làm và nhiệm vụ của từng người . 

Các cột bên trái cho phép khả năng tiếp cận dễ dàng các nhóm khác nhau, nhiệm vụ đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể . Nó chứa các bộ lọc cho các tùy chọn nâng cao hơn. 

Tạo bộ lọc tuỳ chỉnh

Khi bạn đã thiết lập tài khoản Todoist của mình và đã viết ra một số tác vụ tốt, bạn có thể tạo một bộ lọc tùy chỉnh — chế độ xem các tác vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể. Theo mặc định, bạn nhận được các lượt xem cho Hôm nay (tất cả các nhiệm vụ có ngày hoàn thành là hôm nay) và Sắp tới (các nhiệm vụ có thời hạn trong những ngày tới). 

Nhập bằng ngôn ngữ tự nhiên và các thao tác nhanh

Khi thiết lập ngày đến hạn, bao gồm cả ngày đến hạn cho các nhiệm vụ định kỳ, Todoist cho phép bạn sử dụng phương thức nhập ngôn ngữ tự nhiên. Nếu bạn muốn một nhiệm vụ lặp lại vào thứ Hai hàng tuần, bạn có thể nhập “ev Mon” ngay bên cạnh tên nhiệm vụ và Todoist sẽ tạo một phiên bản mới của nhiệm vụ đến hạn vào thứ Hai tiếp theo mỗi khi bạn đánh dấu nhiệm vụ trước đó đã hoàn thành. Nó cũng có thể đọc tốc ký khác, chẳng hạn như “tom” cho ngày mai, “ev khác thứ sáu”, “ev 15”, v.v.

Bạn có thể thêm các chi tiết khác thông qua tốc ký, có nghĩa là bạn không phải nhấc ngón tay khỏi bàn phím trong khi viết các công việc của mình. Để gán một nhiệm vụ mới cho một dự án cụ thể, bạn sử dụng ký hiệu # trước tên dự án. Trong các dự án được chia sẻ, bạn có thể sử dụng dấu + trước tên của ai đó để giao nhiệm vụ cho họ. Phím @ cho phép bạn thêm nhãn.

Thiết bị di động

Trong ứng dụng Todoist dành cho thiết bị di động, các nút tác vụ nhanh xuất hiện khi bạn vuốt bất kỳ tác vụ nào. Các nút này cho phép bạn thay đổi nhiệm vụ sẽ đến hạn vào hôm nay, ngày mai, tuần sau, trong một tháng hoặc bất kỳ ngày nào bạn chọn.

Báo cáo và trang web bổ sung

Với chức năng này, bạn có thể thêm các bài báo hoặc URL trang web vào danh sách việc cần làm của mình một cách dễ dàng. Ví dụ: nếu trong khi nghiên cứu công việc, bạn tìm thấy một trang web mà bạn muốn truy cập lại, bạn có thể lưu trang web đó để sử dụng sau này.

Tạo mẫu

Rất dễ dàng để trùng lặp các nhiệm vụ trong một dự án, nhưng hãy tưởng tượng bạn có thể thực hiện điều đó với toàn bộ hoạt động của mình. Các mẫu Todoist là một cách tuyệt vời để làm điều đó. 

Với nó, bạn có thể tạo, tinh chỉnh và chia sẻ danh sách kiểm tra nhiệm vụ hàng ngày nếu bạn muốn. Các mẫu này cũng phù hợp cho việc ra mắt tính năng mới, bài đăng trên blog, giới thiệu nhân viên mới và hơn thế nữa . 

Một số tùy chọn thư viện của mẫu là để theo dõi khối lượng công việc của nhóm bạn. Với trình theo dõi mục tiêu, bạn có thể ghi lại các kế hoạch trong năm và theo dõi tiến độ . Các mẫu có sẵn khác là trình theo dõi chiến dịch, bài đăng trên blog, chương trình họp và lịch nội dung. 

Khi tạo mẫu bằng phần mềm danh sách tác vụ, bạn có thể bao gồm ngày đến hạn tương đối. Điều này giúp bạn sắp xếp lại các dự án phức tạp trong vòng vài giây. 

Lập lịch thông minh

Điều gì xảy ra với các nhiệm vụ khi bạn không hoàn thành chúng trước thời hạn của chúng? Nếu bạn lên lịch công việc thường xuyên, Công cụ lập lịch tự động của Todoist sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không gặp rắc rối khi phải thay đổi ngày đến hạn theo cách thủ công. Khi quá hạn, Todoist sẽ yêu cầu bạn lên lịch lại. Sau đó, ứng dụng đưa ra các phỏng đoán thông minh dựa trên lịch sử trước đó của bạn. Bạn có xu hướng hoàn thành nhiều việc nhất vào Thứ Năm không? Bạn chỉ có một nhiệm vụ khác trong danh sách của mình cho Thứ Hai? Người lập lịch sẽ cố gắng tìm ra những thời điểm thích hợp. Nếu ngày mới cảm thấy không phù hợp, bạn luôn có thể thay đổi chúng.

Tích hợp

Ngoài việc có một ứng dụng cho tất cả các nền tảng chính, Todoist còn cung cấp một loạt các plugin và tích hợp. Chúng giúp bạn dễ dàng thêm công việc vào danh sách việc cần làm từ một ứng dụng khác.

Nếu bạn là một fan hâm mộ của Google Mail, thì bạn sẽ thích tích hợp Todoist Gmail . Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email của mình thành các tác vụ . 

Về mặt đồng bộ hóa ngày đến hạn với một lịch khác, có các nút nhanh để tích hợp với Lịch Google và Lịch Outlook, cùng với liên kết lịch để bạn có thể kết nối với bất kỳ lịch nào hỗ trợ nguồn cấp đăng ký bên ngoài.

Các tùy chọn tích hợp khác bao gồm Slack , để bạn có thể gửi một tác vụ đến tài khoản Todoist của mình bằng cách nhập một vài từ văn bản đơn giản và hàng chục tùy chọn khác.

Ra lệnh với giọng nói

Với lệnh thoại, bạn có thể thêm các chức năng mới trong vòng vài giây, bất kể bạn đang ở đâu. Todoist hoạt động với những thứ như Siri, Google Assistant và Alexa . 

Một khía cạnh tuyệt vời của tính năng này là bạn có thể sử dụng lệnh thoại để đặt ngày đến hạn. Chỉ cần yêu cầu trợ lý giọng nói của bạn nhắc bạn mua bánh mì lúc 6 giờ và thì thế là xong. 

Điều khiển bằng giọng nói cũng hoạt động trên Apple Watch và Android Wear.

Lời nhắc

Theo mặc định, Todoist sẽ nhắc bạn về bất kỳ nhiệm vụ nào đúng hạn vào thời điểm thích hợp . Không cần phải thiết lập chúng theo cách thủ công.

Bạn có thể tùy chỉnh thời lượng trước khi nhận được lời nhắc . 

Một điều khác bạn có thể làm là tạo lời nhắc dựa trên vị trí . Với tính năng này, bạn sẽ nhận được cảnh báo khi đang ở nơi cần thực hiện nhiệm vụ.