Mục lục

BaseOffice – Quản lý thông báo công văn nội bộ

Base Office là gì?

Trong thời kỳ công nghê 4.0 cùng với sự phát triển vượt bậc của xã hội, các doanh nghiệp phải nhanh chóng tìm tòi, bổ sung và quá độ nhanh chóng lên mức tiến bộ, bỏ những cái xưa cũ như xử lý văn bản bằng chữ viết tay, quản lý thông tin theo sổ sách..v..v Và đặc biệt hiện nay là nền tảng quản lý kinh doanh online rất phổ biến, các quy trình xử lý văn bản, tài liệu trước kia đã lỗi thời, lạc hậu bởi mang quá nhiều rủi ro và dễ sai sót.

Nếu như doanh nghiệp bạn gặp những vấn đề bất trắc như dưới đây:

Hãy tìm đến ngay với ứng dụng Base Office – Đây là ứng dụng quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức trong nội bộ doanh nghiệp hiệu quả. Xét duyệt và truyền tải văn bản nhanh chóng đến với toàn bộ nhân viên trong công ty.

Đơn vị phát triển

Base Office được phát triển bởi Base.vn – nền tảng quản trị doanh nghiệp phổ biến số 1 Việt Nam, hiện nay được tin dùng bởi hơn 5.000 doanh nghiệp của nhiều lĩnh vực khác nhau. Hầu hết các doanh nghiệp dẫn đầu thị trường và các công ty tăng trưởng nhanh đang dùng một trong số các sản phẩm của Base (Vin Group, ACB bank, Sacombank, Decathlon..v..v.)

Tính năng của Base Office

Không phải ngẫu nhiên mà Base Office trở nên phổ biến như vậy, hãy cùng chúng tôi đọc qua các tính năng của BaseOffice nhé!

1.Thực hiện tổ chức quá trình lập văn bản thông minh và khoa học.

Dễ dàng thực hiện quá trình sắp xếp trình tự văn bản theo nhóm: Dễ dàng tổ chức văn bản theo các nhóm (ví dụ: Sales, Marketing, Ban Giám Đốc..v..v), có thể chia nhỏ theo các tài liệu cụ thể.

2.Xét duyệt thông qua tài liệu trực tuyến.

Để khắc phục quá trình xử lý phức tạp thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, Base Office hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và chuyển giao toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.

Người soạn thảo sẽ tạo các file nội dung dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,… và update lên hệ thống với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, mô tả chung, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,… giúp định vị chính xác hồ sơ đó.

Tiếp đó, người soạn thảo dùng thẻ @ để tag tên tất cả người có thẩm quyền phê duyệt công văn. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho những người này, đồng thời cấp cho họ quyền xem công văn ngay trên đó.

3. Tra cứu dễ dàng và nhanh chóng: Tra cứu dễ dàng theo hàng loạt tiêu chí: Nhóm văn bản, loại văn bản, từ khoá, tiêu đề và trạng thái văn bản

4. Quá trình thực hiện minh bạch, nhanh chóng, tiện lợi đúng đối tượng.

Công nghệ hiện đại của phần mềm quản lý công văn Base Office đã xoá bỏ hoàn toàn sự lãng phí công sức và tài nguyên giấy, đồng thời giúp công văn được ban hành chuẩn xác hơn về cả nội dung và đối tượng.

Nhờ hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận ngay sau khi công văn được phê duyệt. Nếu doanh nghiệp bạn đã cấu trúc kho lưu trữ theo phòng ban như Toàn công ty, Phòng marketing, Phòng Hành chính – Nhân sự,… thì tag @all sẽ tự động tiếp cận tới tất cả thành viên của phòng ban đó.

Thời điểm này, công văn được đóng dấu trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên phần mềm. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tuyến trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng bất kỳ trình duyệt hỗ trợ nào.

5. Nhân viên có quyền đóng góp ý kiến kịp thời.

Dưới mỗi giao diện xem tài liệu các nhân viên có thể dễ dàng để comment đóng góp ý kiến về vấn đề được nêu ra. Font chữ định dạng sẵn nhiều kiểu gõ tài liệu như text, tạo cuộc bình chọn,..v..v. Ứng dụng này còn có tính năng tự động tag tên các thành viên nhằm nhắc nhở họ tránh việc bỏ sót thông tin.

6.Dữ liệu truy cập từ xa.

Thiết kế theo tiêu chí nhanh – gọn – hiệu quả theo mô hình SaaS. Toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây, bạn và nhân viên chỉ cần có internet để đăng nhập sử dụng mà không cần tốn thêm nhân lực công nghệ thông tin hay bất kỳ chi phí phát sinh nào.

Nhân viên có thể tạo lập và gửi công văn tại nhà thông qua laptop cá nhân hoặc điện thoại, ipad,.., và bạn cũng như các cấp quản lý có thể đăng nhập phần mềm trên thiết bị di động để xét duyệt công văn và trao đổi xung quanh chúng. Các thao tác tra cứu thông tin, sửa đổi cũng được thực hiện trực tuyến dễ dàng.

7.Không gian lưu trữ tài liệu tối ưu.

Một terabyte (TB) dữ liệu tương đương với khoảng 1.500 chiếc tủ hồ sơ bốn ngăn.

Chỉ với Base Office, bạn có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là bản thảo, công văn mới ban hành hay đã quá thời hạn có hiệu lực đều có thể đưa lên phần mềm ở những thư mục khác nhau.

Bằng cách đó, bạn đã giảm thiểu tối đa được một số loại chi phí trực tiếp như thuê không gian, mua tủ, giấy A4 và mực in, máy in,…; và sau này sẽ là tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại và chi phí chuyển phát nhanh nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc nhân viên làm việc từ xa.