Giống như bất kỳ giải pháp quản lý dự án tốt nào, biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh được bao gồm trong Microsoft Project, cho phép bạn hình dung quy trình làm việc và tài nguyên của dự án. Nhưng Microsoft Project cũng không thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao.
Một ví dụ là bộ công cụ lập ngân sách dự án cấp cao đi kèm với nền tảng này. Thông qua đó, bạn có thể thực hiện các phép tính “Giá trị kiếm được” trả về chi phí ước tính và số liệu trả về cho một dự án được đề xuất. Đây là một tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn lập chiến lược về những dự án sẽ thực hiện.
Microsoft Project mạnh mẽ khi đề cập đến các khía cạnh chi tiết hơn của quản lý dự án, chẳng hạn như quản lý tài nguyên, báo cáo và bảng chấm công. Tất nhiên, mạnh mẽ không có nghĩa là dễ dàng hay đơn giản.
Trong Microsoft Project, với các cấp dịch vụ bao gồm quản lý tài nguyên, bạn có thể quản lý công việc (bao gồm cả những người chung và những người cụ thể, cũng như các tài nguyên khác liên quan đến “công việc”), vật liệu và chi phí. Bạn có thể làm được nhiều điều với những yếu tố này nếu bạn có thời gian và sở thích.
– Màn hình chính tập trung:
Nếu bạn đã quen thuộc với các sản phẩm khác của Microsoft, thì bạn sẽ cảm thấy như ở nhà khi sử dụng Microsoft Project.
Theo nhiều cách, công cụ này rất giống Excel.
Nhưng tương tự như Excel, bạn sẽ cần phải nắm chắc các khả năng của phần mềm để tận dụng tối đa.
Màn hình chính là cách dễ dàng để truy cập thông tin quan trọng nhất với chế độ xem tập trung. Bạn có thể tạo các dự án mới, mở các dự án gần đây hoặc truy cập thông tin quan trọng nhất.
Điều này đặc biệt hữu ích cho những người bạn thực hiện nhiều dự án trên quy mô lớn.
– Nhiều chế độ xem:
Đối với người dùng, các dự án có thể được quản lý từ các chế độ xem khác nhau trong MS Project. Chế độ xem lưới là một cách dễ dàng để lập kế hoạch các dự án với danh sách các nhiệm vụ đang chờ xử lý theo thứ tự.
Ngoài ra còn có chế độ xem bảng kiểu Kanban, đây là một nguồn tài nguyên trực quan tuyệt vời để xem trạng thái tổng thể của một dự án.
Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh đầy đủ các bảng tác vụ. Ngoài ra, MS Project cung cấp chế độ xem biểu đồ Gantt.
Điều này giúp theo dõi ngày tháng và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trên một dòng thời gian trực quan.
Thật dễ dàng để chuyển đổi qua lại giữa mỗi chế độ xem dựa trên nhu cầu và phong cách quản lý dự án của bạn. Các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm đều thích sự linh hoạt này.
– Báo cáo tùy chỉnh:
Cung cấp các báo cáo cấp cao. Bạn sẽ có toàn quyền tùy chỉnh và tự do về những gì bạn muốn được hiển thị trên một báo cáo cụ thể.
Đối với một giải pháp phức tạp như vậy, các tính năng báo cáo dễ sử dụng một cách đáng ngạc nhiên. Chỉ cần đi qua phần báo cáo của trang và chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào.
Bạn có thể thêm bảng và các yếu tố trực quan khác để làm cho báo cáo dễ hiểu hơn.
Các báo cáo có khả năng chia sẻ cao và trông cực kỳ chuyên nghiệp. Ngoài việc tạo báo cáo cho mục đích sử dụng cá nhân, chúng còn là một công cụ tuyệt vời để thuyết trình với giám đốc điều hành và các bên liên quan.
– Theo dõi thời gian:
tính năng “gửi bảng chấm công”, cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi cách họ sử dụng thời gian. Đó là một cách tuyệt vời để nắm bắt cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án và không liên quan đến dự án.
Ngoài việc theo dõi lượng thời gian đã dành cho một nhiệm vụ, thời gian cũng có thể được phân loại thêm.
– Quản lý tài nguyên:
Khả năng quản lý tài nguyên của MS Project sẽ được coi là một công cụ quản lý dự án tiên tiến khác.
Nó không nhất thiết phải là một tính năng phổ biến hoặc tiêu chuẩn được cung cấp trong các giải pháp khác trên thị trường và nó chắc chắn không phải là một công cụ dành cho người mới bắt đầu hoặc cấp độ mới bắt đầu. Sử dụng MS Project để quản lý tài nguyên là một cách tuyệt vời để xác định năng lực của các thành viên trong nhóm của bạn để bạn có thể phân công nhiệm vụ cho phù hợp.
Ngoài việc quản lý nguồn nhân lực, MS Project hỗ trợ các nguồn lực khác liên quan đến công việc.
Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi các nguồn lực như vật liệu, thiết bị và các chi phí khác liên quan đến dự án.
MS Project cho phép bạn thêm hàng tấn thông tin chi tiết tại đây. Bạn thậm chí có thể thêm đơn vị đo lường cho từng tài nguyên và nhập bất kỳ chi phí liên quan nào.
– Quản lý dự án quy mô nhỏ:
MS Project là một giải pháp lý tưởng cho các tổ chức quy mô vừa đến lớn.
Với rất nhiều công cụ hiện có được tiếp thị cho các nhóm nhỏ và người mới bắt đầu, thật tuyệt khi thấy Microsoft Project nổi bật bằng cách đáp ứng nhu cầu của các nhóm lớn hơn.
Nếu tổ chức của bạn có nhu cầu quản lý dự án phức tạp, thì rất có thể MS Project có thể giải quyết chúng. Khi phần mềm này được đặt trong tay phải, nó giống như bất cứ điều gì có thể.
Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để theo dõi tất cả công việc đang được thực hiện trong toàn tổ chức của mình bằng cách theo dõi các nhiệm vụ được giao cho những người cụ thể cũng như các mục tiêu chung cần được đáp ứng. Bạn cũng có thể giám sát các tài nguyên và có rất nhiều chỗ cho thông tin chi tiết. Ví dụ: các bảng bổ sung có thể được thêm vào biểu đồ của bạn để làm những việc như tính toán chi phí vật liệu sẽ thay đổi như thế nào theo thời gian.
Nếu bạn là người quản lý dự án có kinh nghiệm, bạn có thể đưa hệ thống Microsoft Project của mình lên cấp độ tiếp theo với các bảng điều khiển tương tác thông báo trạng thái hiện tại của các dự án của bạn. Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn sẽ cần một số kỹ năng lập trình và đăng ký Microsoft Power BI riêng .
Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Excel hoặc một công cụ năng suất khác của Microsoft, rất có thể bạn sẽ cảm thấy như ở nhà khi điều hướng xung quanh Microsoft Project. Giống như các chương trình Office khác, các công cụ và phím tắt có thể được tìm thấy trong một thanh ở đầu màn hình.